档案的作用从时间上看具有滞后性,因此,档案的重要性往往被忽视。但是,档案工作是高校重要的基础性工作,它深刻地反映并影响高校管理建设水平。正确认识档案工作与高校管理建设的依存关系,有利于提高全体高校工作者的档案意识,顺利地开展档案工作,提升档案服务水平,从而促进高校管理建设工作的规范 发展 。
关键词:档案工作;高校管理;高校建设
高校档案工作无论是从 历史 还是现实的角度来看都是不可缺少的,但是各个高校对档案工作的重视程度不够无疑也是不争的事实。如何正确地认识档案工作与高校管理建设之间的紧密联系,是档案工作者为档案工作争取合适地位、发挥档案工作应有作用的前提。 1高校管理建设离不开档案工作
1.1档案的作用。高校档案形成于学校的招生、教学、科研、管理等活动过程之中,来源于高校各单位、各部门或个人的各项活动之中,随着高校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累。它是高校发展的历史记录,在维护高校历史真实面貌方面它具有着特殊的功能,是任何资料都不能取代的第一手材料,是办好一所高校必不可少的重要环节,对高校 教育 事业的发展具有重大的促进作用。在指导现实工作方面,是保持高校管理建设工作连续性的必要前提,是高校日常党政管理工作的查考凭证,是教学改革和 科学 研究工作的 参考 依据,是教学评估工作的基础和前提,是宣传教育的生动素材,是编史修志工作不可缺少的素材来源。①
1.2档案工作的必要性。高校管理建设是指高校为达到培养人才、服务社会的目标而采取的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等一切活动。其内容是基建设备管理、师资管理、教学管理、学生管理、科研管理等,其中心是合理调配人财物,优化资源配置,其目标是培养出更多高质量的人才,服务于社会。高校管理建设是由互相联系的各个环节构成的一个复杂的系统工程,要使这个系统的各环节协调高效地运转,也就是高校的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等种种管理建设工作能有效地施行,必依赖于管理信息的流转,而这些管理信息最终就是以文件、材料、协议、报告、统计等形式存在的,工作结果和成果往往也以文字材料的形式来体现。这些文件材料的处理和流转过程真实地记录了管理建设过程,反映了工作成果,是历史的真实记录,其中蕴藏着丰富的经验教训和管理信息,有珍贵的保存和利用价值。如果这些文件材料不由专门的机构来收藏保管,随着人事和机构的变动,时间一长,就极容易散失。高校档案馆或档案室就是专门鉴定收集整理这些文件材料使之成为有序的档案信息资源系统并加以保管提供利用的专门机构,档案工作就是收集整理保管和提供利用等活动过程,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的最终归宿。文件材料的重要作用要得到充分发挥,必有赖于档案工作。
1.3档案工作与高校管理建设相辅相成。高校管理建设工作中形成的文件材料,是管理建设工作的真实记录,按照规范管理的要求,要保证齐全完整,并立卷归档,这一规范要求为档案收集工作奠定了基础,保证了档案的齐全完整,从这个角度来看,高水平的高校管理建设成就了高水平的档案工作;从另一个角度来看,如果档案收集齐全完整,管理有序,能为学生、学校和社会提供满意的档案服务,也反映了高校的管理建设工作规范,作风严谨,成效显著。反之,没有高质量的管理建设工作,就不可能有高质量的档案工作;没有高质量的档案工作,也不可能有高质量的管理建设工作。由此可见,档案工作水平反映了高校管理建设工作水平,高校管理建设是档案工作的基础,档案工作是高校管理建设的一面镜子,二者是同步正相关的关系。
正是因为档案和档案工作不可或缺,作为高校档案工作历史经验的高度 总结 ,2008年8月20日教育部和国家档案局联合发布了《高等学校档案管理办法》,其中第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。”
2档案工作对高校管理建设的促进作用
2.1档案工作促进了高校各部门工作的规范化。各高校都根据《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定了适应本校具体情况的档案管理办法、立卷归档范围和保管期限,明确了高校各部门的职能活动中形成的文件材料中哪些属于立卷归档的范围,并按利用价值规定了相应的保管期限。这项规定的实行提高了管理者的档案意识,使他们在管理工作中习惯于把工作成果和办事程序等等形成具有规范形式的文件材料,并加以收集保管。此外,目前各高校正推行部门立卷,档案部门加强了与学校其他各部门的工作联系,上门指导立卷归档工作,使文书处理工作按照文件材料的最终去向—档案馆的要求在进行,这样做的实际效果等于把档案工作的部分前移到档案形成部门。立卷归档是档案部门的需要,也是高校管理建设部门的需要,正是因为档案部门着力实行《部门立卷归档办法》和《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》,推行部门立卷归档,加强业务指导,毫无疑问,档案工作促进了高校管理建设工作的规范化。
2.2档案工作有利于管理建设工作者熟悉工作、把握全局。高校档案部门立卷归档是在各二级单位负责人领导下、在各个科室的积极配合下由兼职档案员来完成的,凡涉及到的人在他们的平时工作中都要经常清理经手的文件材料,注意妥善保存,在兼职档案员收集整理的时候积极配合,几乎每一个人都部分地参与了档案工作。部门立卷归档必需的清理、收集、分类、排列、装订、编号、拟案卷题名等一系列过程,其实是一个对工作的再认识的过程,有利于熟悉工作,理清工作头绪,把握全局。
2.3档案工作提高了高校各部门工作人员的责任意识。档案是高校各项工作的真实的历史记录,它明确了批示人、签发人、经手人、承办人等等权利义务内容,系统地分析档案材料可以搞清事情的来龙去脉。一旦发生了什么问题,档案就可以充分发挥证据作用,还原事实真相。保存档案,也就是为分清责任保留了凭证,这促使当事人在管理建设等职能活动中自觉遵守岗位职责,提高责任意识。
2.4档案工作为高校管理建设提供有效服务。档案是学校工作保持连续的前提,是决策的依据,是管理建设的参考资料,是分清责任的凭证,是服务于学校、学生和社会的重要手段。
3高校管理建设对档案工作的影响
3.1档案工作是管理建设工作发展的需要。在早期的高校,招生规模很小,管理机构简单,学校的建设发展也很缓慢,各部门的文件材料归属各部门保管利用,这时档案工作本质上是高校管理工作的一部分,还没有从管理建设工作中独立出来。但在20世纪八十年代以后,随着高校的规模扩大,管理机构的健全,学校的建设发展速度加快,管理建设工作越来越要求规范,文件材料越来越多,这时就暴露出由档案形成部门来管理的弊病,如由于人事和机构变动容易导致保管不善以至散失,在这种情况下专门从事档案工作的机构—档案室或档案馆应运而生,原来的文件材料经过档案工作的转化就成为了档案,有了长久保存和利用的地方。从管理实践来看,各部门管理利用文件材料在短期内是可行的,但从长远来说,积累了大量的档案,则必须由一个专门机构来管理,档案工作和档案机构就是高效达成此目标的途径。
3.2管理建设信息化对档案工作的影响。随着科学技术的发展, 计算 机和计算机 网络 广泛地应用于社会各个领域,高校适应社会的发展进行信息化建设,普遍使用计算机及计算机网络实现管理信息的流转,由此产生了大量的 电子 文件。这使得档案工作不仅要面对传统的纸质型文件材料,而且还要面对大量新型载体档案—电子文件档案。所有这些都对档案工作提出了新的任务和要求,为适应这种形势,档案馆需要制订电子文件格式标准、电子档案的著录和保管规范,进行信息化建设。
3.3管理建设规范化为档案工作提供了便利。高校管理建设是一个复杂的过程,管理信息的传递不象在人类社会早期主要采取口头形式,按照 现代 管理理念与管理方法,高校管理建设工作中重要信息的传递主要采取书面形式,一切管理过程都要有文字记录,按一定规范形成文件材料;对学校各项工作中形成的文件材料要求齐全完整,并立卷归档以便保管利用,而档案工作对此也有同样的要求。因此,学校管理建设工作的规范化为档案工作提供了便利,为档案管理的规范化提供了条件。如果学校的管理建设工作不到位的话,档案工作将无从做起。 3.4对档案工作提出了更高的要求。
由于现代高等 教育 体制和教学改革,各高校都在致力于提升办学水平,彼此之间存在着激烈的竞争。各高校都在采取各种形式各种方法宣传以期扩大学校的知名度和影响力,纷纷兴建校史馆、编纂校史,强调档案要为学校、学生和社会服务。为此,档案馆根据学校 发展 要求和社会发展趋势加强了收集整理和编研工作,使档案馆成为宣传学校的窗口阵地;同时进行信息化建设,用现代技术手段高效地完成传统手工服务的方法难于应付的大量的查询服务工作,如党政日常工作中档案材料的查考、毕业生学籍证明、学历学位认证、成绩翻译、人事档案补充材料等,档案服务的成效日益为高校所认同;新的形势对档案人才也提出了要求,一是档案馆要增加编制,满足档案工作深入发展和档案规模扩大的需要,二是档案馆要加强人才培训和继续教育,形成合理的知识结构,掌握最新专业技术和理念。
4结语
高校档案工作的重要性早已在《高等学校档案管理办法》中得到体现,在现实中,也逐渐被各高校所认识和重视,很多高校档案馆的办馆条件得到改善,如新建独立的馆舍,更新设备,加大经费投入,注重档案人才培养;档案馆应充分利用收集指导、培训和展览等各种途径宣传档案意识,充分利用较好的办馆条件,扎实做好档案基础工作,努力开发档案信息资源,为学校的管理建设服务,为社会服务。如此则高校的管理建设与档案工作构成良性循环,二者之间的关系越来越密切,相互促进,最终达到提升高校办学水平的目标。
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